W czasach, gdy cyfryzacja opanowała większość aspektów naszego życia, a komputery często zastępują ludzkie ręce, również za organizację pracy w dużej mierze odpowiadają programy, które dużą część zadań potrafią wykonać za nas. W wielu przypadkach jednak to tradycyjne rozwiązania okazują się najbardziej skuteczne i efektywne. Dobra organizacja w miejscu pracy przekłada się na szybkość działań, ta z kolei wpływa na ilość zakończonych projektów, a ostatecznie… na zyski firmy! W związku z tym wiele przedsiębiorstw szuka najlepszego rozwiązania dla usprawnienia swojego funkcjonowania.
W naszym biurze długo zastanawialiśmy się, jak rozplanować sobie pracę i czas oraz zadania; rozmyślaliśmy nad skuteczną metodą organizacji dla tych najbardziej niezorganizowanych. Z własnego doświadczenia możemy polecić tablice, nie tylko korkowe, ale też suchościeralne! Dlaczego akurat takie rozwiązanie?
W czym może pomóc nam tablica suchościeralna?
Wszystkich zalet praktycznej tablicy nie sposób wymienić, a zacząć warto od kwestii estetycznych, gdyż taki przyrząd pozwala wyeliminować rozrzucone po biurze karteczki i nieuporządkowane zapiski, w których trudno się
odnaleźć. Idąc tym tropem, dzięki tablicy suchościeralnej możliwe będzie notowanie ważnych kwestii w jednym miejscu. Nie trzeba nikogo przekonywać, jak znacząco na pobudzenie naszej kreatywności wpływa graficzne przedstawienie projektów. Wielu z nas to wzrokowcy, łatwiej więc pracuje się nam z obrazem i schematami. Wpadamy wtedy na najlepsze pomysły, a rozwiązanie często pojawia się samo.
W czym jeszcze może pomóc nam ten przyrząd? W podniesieniu mobilizacji do pracy! Pracownicy mogą dzielić się hasłami motywacyjnymi i czytać je w chwilach zwątpienia i słabości. Poza tym żadne deadline’y nie będą już zespołowi straszne. Nic Was nie zaskoczy, o ile nie zapomnicie zapisać ważnych dat, spotkań czy projektów na tablicy. Biała tablica umożliwia zapisywanie i ścieranie zapisków na bieżąco, można więc stale prowadzić na niej aktualizacje i dokonywać zmian do woli.
Jak ułatwiamy sobie pracę w naszej firmie z pomocą tablicy?
Tablice pojawiły się u nas całkiem niedawno. Mieliśmy problemy z zapamiętaniem terminów, deadline’ów, spotkań, telefonów i ogólną organizacją, szukaliśmy więc rozwiązania, które pomoże nam nad tym zapanować. W nasze działania nieraz wdawał się chaos, a ilość projektów często bywała przytłaczająca. Wpadliśmy więc na pomysł zakupu tablicy korkowej, która sprawdziła się na tyle dobrze, że zaopatrzyliśmy się jeszcze w suchościeralną. Od tej pory nasz komfort pracy i organizacja uległa znaczącej poprawie.
Na tablicy korkowej wiszą bieżące rozpiski, plany działania, a także ulotki i wizytówki, które stworzyliśmy dla Klientów. Na białej tablicy nieustannie aktualizujemy spis projektów. Dzięki temu, że zapiski można do woli modyfikować, usuwać i tworzyć od nowa, mogliśmy podzielić aktualne działania na 3 części. Pierwsza to projekty w etapie końcowym, wymagające ostatnich szlifów. Kończenie ich i wymazywanie z listy to wielka satysfakcja i radość – możemy oddać gotową stronę w Wasze ręce. Druga kolumna to projekty w toku, nad którymi obecnie pracujemy, natomiast ostatnia to te oczekujące na rozpoczęcie działań. Mimo, że rozpisanie zadań to niewielki krok, to znacznie przyspieszył on i usprawnił naszą pracę.
Ponadto zapisujemy też „przypominajki” o ważnych telefonach, mailach czy spotkaniach. Ostatnio po weekendzie na naszej tablicy pojawił się nawet napis „wolny poniedziałek” – sprawa do dzisiaj nie została wyjaśniona i „sprawcy” nie odnaleziono.
Tablice wirtualne jako alternatywa dla tradycji
Lepiej odnajdujecie się na ekranie? Dla tych skomputeryzowanych i preferujących pracę na monitorze świetną alternatywą są wirtualne tablice. My najczęściej korzystamy z Trello. Jest to prosta w obsłudze aplikacją pozwalającą zarządzać, planować i koordynować pracę zespołu. Umożliwia tworzenie tablic i udostępnianie ich innym członkom zespołu oraz przygotowywanie list, które możemy podzielić na te z zadaniami do zrobienia, w trakcie realizacji i zakończone. W każdym momencie możemy je usuwać lub dodawać nowe. Świetnym rozwiązaniem są także checklisty, w których możemy odznaczać ukończone elementy i tym samym widzieć postępy naszej pracy. Podobnie działającymi aplikacjami są np. Asana czy Nozbe.
W zależności od rodzaju działalności i branży tablica zadań – czy to tradycyjna, czy wirtualna – będzie spełniać inne funkcje, jednak w każdym przypadku pomoże usprawnić i usystematyzować pracę w biurze i jednocześnie będzie miejscem gromadzenia wartościowych inspiracji. Niewielkim kosztem możemy zorganizować pracę firmy oraz zwiększyć produktywność jej pracowników. Jest to rozwiązanie o niezliczonej ilości zalet i na pewno warte wdrożenia w każdym biurze.
